リモート会議で気を付けていること
更新日：2月15日
永和システムマネジメントの水谷と申します。よろしくお願いします。
頭出しとして少し自己紹介します。
私は主にWebシステム開発を行っています。
過去、福井県や東京で仕事をしていましたが2012年に沖縄に移住し、現在10年目となりました。今も沖縄在住、在宅勤務です。
移住後、仕事的には沖縄以外のお客様、殆どは東京のお客様の仕事を行っています。
つまり10年近くリモートワーク実践中です。
昨今、コロナ過でリモートワークが増えてきている中、これまでの私の経験の中から特にリモート会議ではこんなことを気を付けてます、ということを書かせていただきます。
ついでに在宅あるあるも書かせていただきます。単に書きたかっただけです。お目こぼしを。
当たり前なことばかりだとは思いますが参考になることが1つでもあれば幸いです。
ちなみに会議参加者が全員発言者である会議のケースをイメージしています。
ライトニングト－クスなど発表形式の会議ではありませんのでその旨了承ください。
では書いてみます。
カメラは絶対オン
相手の表情を見るため、そして自分の表情を見せるためです。
表情で伝わることはやっぱり多いと感じます。通信環境が貧弱などの理由がない限りオンにすべきと思います。
出来るだけ相手にもオンにしていただくようお願いするようにしています。
カメラには顔全体が映るようにする。カメラに近づく
抵抗ある人、いると思います。ですが自身の表情を見せるのは感情を感じてもらうためには大事です。
私も最初は気恥ずかしかったですがそのうち慣れました。
カメラには正面向きになるようにする
これも表情をちゃんと見てもらうためですが、もう1つ、相手に不満を与えないようにするためでもあります。
ノートPCなどはモニタのすぐ上にカメラが付いてる物が殆どですからまず問題ないです。
ありがちなのはマルチモニタ環境や外部カメラの場合で、カメラがない方のモニタを使って会議を始めてしまい自身の映像が斜め横などになってしまうことです。
これ、会議に集中していない印象を与える場合があります。
私自身がお客様と会議している時に「どこ見てんの？」とちょい不機嫌そうに言われたことが実際にあります。
き、気を付けます。
相手が話している時の相づちはアクションで
これは既にあるあるですが、会議の度に気を付けねばならないことなので敢えて書きました。
オンライン会議ツールは発声すると音声が途切れるものが多いです。なので聞き役の時はできる限り声は出さないようにしています。
ミュート機能も使います。特に雑音が多い環境にいる時は積極的にミュートを使います。
それで、音声の代わりにうんうんと頷くとか、うーんと首をひねるとかしてみます。
これはかなりの方が実践されていると思いますが、知らない方もまだいらっしゃいます。
やたら「はい」とか「うん」とか言うせいで発言者の声が途切れるのは辛いので、理由と共に伝えるようにしています。
長い話にしない
長い話は一気に話さずに短く切って話すようにしています、という意味です。
内容によりますが感覚的には長くても30秒程度でしょうか。
切れめ毎に相手が理解できたか、聞こえてたかを確認してから次に進めるようにしています。
単に「ここまでOK？」や「わからないところある？」とかですね。同じ言葉をなるべく使わないように苦労はします。
リモート会議は環境によりますがブツブツっと切れることが頻発しますよね。あるあるですね。
すると話を巻き戻さないといけなくなるので、短めに話した方が効率良いからです。
なお、相手の映像を見ることで問題ないことがわかる場合は切れめを入れないで話します。
自分が話している時にたまに疑問形のワードを入れてみる
自分がどうしても一気に長い時間話し続けるケースがあります。
このような時、リアルと比べてなぜか相手の集中力が早い段階で下がるように感じます。流し聞きになってるといいますか。
なのでタイミングを見て例えば「どう思う？」などと言ってみます。少し意地悪ですが集中力が戻ります。
自問自答もいいですね。「これってこんな感じでいいんだっけ？(ちょっとの間)ああ、いいのか。」的な感じです。
または「あれ？通信切れてる？」もいいでしょうね。「聞こえてる？」もよいです。
ただし「聞いてる？」はやめてます。空気が張り詰めます。
話している時、突然外部から雑音が
マイクはPC内蔵マイクを使っています。
これが結構広範囲の音を大きく拾うようで相手に大音量で雑音が聞こえてしまうようです。
一番困るのは米軍機ですね。こちらは爆音です。後は時々近所に通る「たーけや～さおだけ～」が意外と厄介です。
無理して会議を続けようとしても声が埋もれるくらいの音量らしいです。
なので心苦しいのですが *すぐに* ごめんなさいして(このごめんなさいが聞こえなくなる前に)、少しの間だけ会議を中断させてもらいます。
これは在宅ならではの話でリモート会議とはちょっと違うのですが書いてみました。
ちなみに相手の方も在宅の場合は雑音が起こることがありますので、持ちつ持たれつの精神でやってます。
なお、ノイズキャンセラー機能付きのマイクがどの程度効果あるかわからないのですが試してみたいと考えています。
意外な刺客
電子レンジです。
これも在宅ならではの話ですが、本当に厄介です。
電子レンジとWiFiで使用する周波数帯は同じなので干渉してリモート会議はおろかネットワークが切れます。
会議中に子供がいきなり電子レンジを使うとマジで切れます。(自分とネットワークが)
当然、会議中は使わぬよう子供にはきつく指導しています。が奥様には言えないのが家庭内の関係性を示しています。
それはそれとして不思議なことにたまに干渉しないこともあるのです。理由を調査中ですがわかっていません。
でも殆ど干渉しますので使わない方が安全です。
新たな刺客
猫です。
在宅ならではの話が続きますが、我が家は猫が3匹います。
夕方の餌時限定ではありますが私の回りに集まってきてプレッシャーをかけてきます。
それだけなら私の映像に猫が映り込んで会議が和む効果がありそれはそれで良いのです。
しかし、お腹が空き過ぎると突然キーボードの上を通り過ぎるのです。いい加減気づけよ的なアピールなのでしょう。
それでめちゃくちゃにキーが押されてPCが変な状態になりとても焦ります。
また、突然私の上に乗ってきて爪を立てます。これが痛くてとっさに変な声が出て相手が怪訝そうにします。少し辛いです。
そして猫は怒れません。典型的な猫爺ぃです。
よって夕方にかかる会議前は餌を与えるようにしています。
睡眠不足。ダメ。ゼッタイ。
個人的なことで恐縮ですが、のっぴきならない状況で徹夜してしまうこともたまにはあります。
すると当然ですが次の日は眠くなります。
この状態でリモート会議するとうっかり寝てしまうことがあります。
リアルと違って物理的に起こしてもらうことができませんので会議が止まってしまう場合もあります。
大体音声だけでは起きられません。大迷惑です。
なので仮眠を取ってからリモート会議しています。もしくは会議をずらしてもらいます。
ていうか徹夜すんなって話です。
今年の目標は「睡眠時間確保」です。
くしゃみしない
ビックリされます。
どうしても出てしまう場合は即座に口をマイクから遠ざけています。事が済んだら詫びます。
大体急激に変な動きをするので笑われて場が和むこともあります。
ちなみにミュートは使わないようにしています。自分は間に合わないのです。なのでビックリされます。ごめんなさい。
他にも気を付けることはあるのですが、リアル会議でも通用することばかりなので割愛しまました。
コロナ終息がいつなのかまだわからない今日この頃ですが、リモート会議を活用して乗り切りましょう。
それでは良きリモート会議を。