『WFプロジェクトでもできる改善』タスクを見える化しよう

こんにちは。ITサービス事業部の岡島一樹です。

ウォーターフォールプロジェクト改善の第4弾です。

前回の記事も参照頂ければ幸いです。

・『WFプロジェクトでもできる改善』夕会よりも朝会をやってみよう

・『WFプロジェクトでもできる改善』朝会を改善しよう

・『WFプロジェクトでもできる改善』意識してふりかえりをしよう

今回のテーマは「タスクを見える化しよう」です。

ウォーターフォールのプロジェクトだとスケジュールがあるのが当たり前だと思います。

WBSやガントチャートで表現されることが多いと思いますが、ここで皆さんに質問です。

スケジュール外のタスクをどのように管理していますか？

開発やテストといった分かりやすいタスクはスケジュール化されるとは思いますが、

プロジェクトを進行する上で必要なタスクはこれだけではないですよね？

例えばレビューであったり、技術調査であったり、資料を作成することであったり、様々あるとか思います。これらのスケジュール化が難しいタスクをどのように管理していかに見える化できるかが、プロジェクト成功の鍵を握ると言っても過言ではないでしょう。

特に大きなプロジェクトになればなるほどスケジュール外のタスクも多いと思います。

よくありがちなタスク管理としてQA一覧や残課題一覧などの管理簿をExcelファイルで管理することなどでしょうか。ただ管理簿での管理にはいくつか課題がありそうです。

以下にありがちな課題を列挙してみます。

①管理簿の乱立

プロジェクトが大きくなり管理簿が複数の場所に点在し、最終的にはどこに何が書いてあるか訳が分からなくなってないでしょうか？そもそもExcelファイルが置いてある場所まで移動してファイルをいちいち開くのが面倒でしょうし、ファイルを開かないと全体のボリュームもよく分からないというのも問題ですね。

②書いて満足

タスクを管理簿に書いたはいいが、そのタスクとしっかり向き合ってますか？

書いて満足し、そのまま放置になってしまっては意味がありません。

③更新の通知がこない

仮にタスクと向き合い、タスクを進めたとしても更新したことを誰も拾えていないということはないでしょうか？例えばタスクの担当者を振り替えたにも関わらず、振り替えられた人がそれに気づけず、結果的に放置されてしまうともったいないです。

④完了条件が曖昧

何をもってタスクが完了となるのか明確になっていますか？

完了条件を曖昧のままにしておくと、だらだらとクローズできないタスクばかりになってしまい、確認にも時間が取られてしまいます。

これら全ての課題を一気に解決できる処方箋はないのかもしれませんが、

かんばんを使うことである程度見える化ができて解決できるのではないかと考えています。

では、それぞれの課題に対してかんばんで解決できそうなことをあげてみます。

①'管理簿の乱立を防ぐ

もちろんアナログのかんばんでも良いですが、コロナ禍の今、数多あるWeb上のサービスから使えそうなものを使ってみるのも良いでしょう。GitHubのIssueでも良いですしRedmineでも良いですが、全体タスクを一元管理し、タスクの全量をメンバー全員が把握できるようになることが大事です。かんばん自体を乱立させないよう注意してください。

※アナログかんばんの乱立イメージ

②'毎日タスクと向き合うことで書いて満足を防ぐ

これは朝会などの時間に毎日かんばんをチェックするようにしましょう。

そうすることでメンバーがそれぞれのタスクの状況を把握できるようになります。

もちろんタスクを進める上で困っていることがあるのであれば、その場でチームに助けを求めましょう。

③'更新をメンバーに周知する

アナログのかんばんを使うのであれば毎朝の朝会で状況を報告することである程度は放置されることは防げるでしょう。Web上のサービスを使うのであればWebフック機能を使用しない手はないですね。チャットやメールで通知できるようにしておけばかなり便利になります。

④'タスクのテンプレートに完了条件を記入する欄を予め設定しておく

これはアナログではなかなか難しいかもしれませんが、Web上のサービスを使用すればタスクのテンプレートは準備できると思います。ただテンプレートだけではダメなので、これはメンバー全員が完了条件を明確にすることを意識しておく必要がありそうです。

Tryのタスク化

ところで前回のブログで「チームでやると決めたTryは確実に消化していく」ための工夫についてお話してませんでした。

ふりかえりの用のボードをふりかえり時にしか確認しないようなチームだと、Tryを忘れがちになってしまいますが、このタスクかんばんを使用すればある程度この問題を解決できそうです。Tryをタスク化してしまうことで明確にやることがはっきりしますし、チームは忘れずにTryを消化できるようになります。

以上、スケジュール化されたWBS以外のタスクの見える化についてご紹介しました。

結局スケジュールとかんばんのふたつ見なければならないのか、と思われる方もいるかと思いますが、まずは埋もれているタスクを見える化できれば御の字です！

今回は以上になります。

みなさんも参考にしてみてください。